Guía de usuario de Flow CRM

Flow CRM lleva el día de una empresa de HVAC desde la primera llamada hasta la factura pagada. Esta guía sigue ese día en el orden en que llegan las mayores ganancias: atender la llamada, despachar, hacer el trabajo, cotizar, facturar y cobrar, llenar la agenda, y después la rutina semanal. La configuración va al final, porque casi toda se hace una sola vez. Cada paso nombra el botón que tocas, así que tenla abierta en el teléfono en la camioneta o en la pantalla de la oficina. La app está en inglés: los nombres de botones y menús aparecen aquí tal como se ven en pantalla, con su significado al lado cuando hace falta.

1. Atender la llamada#

La mayor ganancia del primer día: cada llamada se convierte en un trabajo en menos de un minuto, con el historial del cliente en pantalla mientras sigue hablando. Abre Intake (registro de llamadas) en la barra lateral, o pulsa Cmd+K (Ctrl+K en Windows) y elige New request.

1. Who is calling? (¿Quién llama?) Empieza a escribir el número del identificador de llamadas, o un nombre o una calle. Los clientes que coinciden aparecen con su plan, trabajos abiertos y saldo. Toca el correcto.
2. Not on file? (¿No está registrado?) Toca Not on file, add as new y escribe el nombre, teléfono y dirección de servicio. El cliente se crea al guardar.
3. Which address? (¿Qué dirección?) Si el cliente tiene varias direcciones de servicio, elige la que corresponde a la llamada.
4. The request. (La solicitud.) Dale un título corto ("AC not cooling"), elige el Type (tipo) y la Priority (prioridad), y escribe lo que te contaron: síntomas, cuándo empezó, estacionamiento, mascotas.
5. They would like. (Prefieren.) Elige un día y un momento del día (Morning, Afternoon, Any time) para que despacho conozca la ventana.
6. How did they hear about you? (¿Cómo supieron de ti?) Elige el origen del prospecto. Esto es lo que hace que valga la pena leer la tarjeta "Where work comes from" del panel.
7. Toca Save and open job para ir directo al trabajo, o Save, next call (Cmd+Enter) para limpiar la pantalla y atender la siguiente llamada.

El trabajo cae en el tablero Jobs en la columna New request, listo para despachar.

Consejo: si la oficina no está en el escritorio, los clientes también pueden reservar desde el portal o desde el enlace de cualquier correo de recordatorio. Esas solicitudes llegan a la misma columna.

2. Despachar el día#

La agenda muestra una fila por técnico, y Flow CRM ordena a los técnicos por tiempo de manejo desde donde están ahora, así que la camioneta más cercana recibe la llamada.

Asignar y programar un trabajo#

1. Abre Jobs. Las solicitudes nuevas están en la primera columna; toca una tarjeta para abrirla, o arrástrala a Scheduled para fijar una hora.
2. En el trabajo, toca Edit. Bajo Lead technician (técnico principal) la lista está ordenada por tiempo de manejo estimado. Elige uno.
3. Fija Arrive (fecha y hora de llegada) y, si importa, Done by (terminar antes de).
4. Un cambio de equipo son dos personas durante un día: agrégalas bajo Helpers (ayudantes). Los ayudantes ven el trabajo en su propia agenda y pueden iniciarlo y completarlo.
5. Save changes. Si el cliente tiene correo o un número con permiso para mensajes, recibe un aviso de "visita reservada" con la hora.

Trabajar con la agenda#

• Abre Schedule para ver el tablero de hoy. Previous day y Next day recorren la semana; Today te trae de vuelta.
• Arrastra una tarjeta a la fila de otro técnico para reasignarla, o arriba y abajo dentro de una fila para reordenar el día. Los ayudantes aparecen como una tarjeta punteada en su propia fila.
• Los trabajos sin asignar están en su propia fila al final para que nada se olvide.

Avisar al cliente que vas en camino#

En la página del trabajo, el técnico principal o cualquiera en la oficina toca On my way. El cliente recibe un mensaje de texto con el nombre del técnico, o un correo si no tiene número para mensajes. El botón cambia a On my way (sent) para que nadie lo envíe dos veces.

Cambiar la etapa de un trabajo#

Cada trabajo avanza New request → Quoted → Scheduled → In progress → Completed. Usa Start job cuando el técnico llega y Mark complete al terminar, o Move to para cualquier otra etapa. Iniciar y completar un trabajo también registra el tiempo del técnico en él (sección 7).

3. En el sitio#

El técnico abre el trabajo en el teléfono y recorre la página de arriba abajo: iniciar, lista de verificación, notas y fotos, completar. Todo se guarda mientras se escribe, así que una zona sin señal en el sótano no pierde nada.

Iniciar el trabajo#

Toca Start job. El trabajo pasa a In progress, el reloj empieza a contar y, si el trabajo es un mantenimiento o un diagnóstico, la lista de verificación correspondiente se adjunta sola. Cualquier otro trabajo puede tomar una desde el menú Add checklist.

Llenar la lista de verificación#

1. Recorre los puntos. Los números van en los campos numéricos con la unidad indicada (°F, µF, iwc, psi), los puntos de aprobado/reprobado son dos botones, y los puntos de foto abren la cámara.
2. Cada lectura se guarda contra la unidad en cuanto sales del campo, con su rango normal al lado. Los puntos marcados como required (obligatorios) deben llenarse.
3. Una lectura fuera de su rango recibe una etiqueta ámbar Out of range. Un capacitor se compara con su valor nominal, así que 38 µF en un capacitor de 45 µF se marca sin que hagas la cuenta.
4. Junto a cualquier lectura marcada, toca Recommend repair. El editor de cotizaciones se abre con el cliente, el trabajo y la unidad ya llenos y una línea con precio de tu lista de precios (sección 4). Envíala desde la camioneta.
5. Toca Mark checklist complete al terminar. El contador de avance muestra lo que falta. Si el dueño activó Require the checklist before a job can be completed, el trabajo no se puede completar hasta llenar los puntos obligatorios.

Cada lectura también aparece en la página del equipo bajo Readings, así que el técnico de la próxima primavera ve la tendencia, y en la factura del cliente como un Service report (reporte de servicio).

Notas y fotos#

• Add note: escribe lo que encontraste y lo que hiciste. Marca Customer-visible para la parte que el cliente debe ver en su portal; deja Internal only para el resto.
• Add photos: toca, elige o toma fotos, JPG, PNG o WebP de hasta 10 MB cada una. Las fotos de visitas completadas se muestran en el portal del cliente.
• Equipment: el trabajo muestra el modelo, la serie, la garantía y el tamaño de filtro de la unidad. Tócalo para actualizar la ficha o agregar una foto de la placa de datos.

Completar el trabajo#

Toca Mark complete. El tiempo del trabajo se detiene, la visita del contrato (si era una) queda marcada, y la página dice Next up: create the invoice (siguiente: crear la factura). Eso es la sección 5.

4. Cotizar la reparación o el cambio de equipo#

Una cotización con tres opciones cierra más reemplazos que una sola cifra, y el cliente la firma en su teléfono antes de que salgas de la calle.

Armar la cotización#

1. Abre Quotes y toca New quote, o pulsa Cmd+K y elige New quote. Desde la página de un trabajo o de un cliente, New quote llena el cliente por ti.
2. Elige el Customer, la Service address si tiene varias, y el Equipment al que se refiere la cotización. Si esa unidad sigue en garantía de piezas, un aviso lo dice antes de que pongas precio a una pieza que el fabricante debería cubrir.
3. Dale un Title ("Furnace replacement") y un breve Message to the customer.
4. Activa las opciones que quieres ofrecer: Good, Better, Best. Cada una tiene Name, What is included y un Price o partidas. Marca Mark as our recommendation en una; recibe una insignia en la página del cliente.
5. Add line y empieza a escribir. Los artículos de tu lista de precios aparecen mientras escribes; elige uno y el precio se llena. El texto libre también sirve para lo que no está en la lista.
6. Load template llena las tres opciones desde un conjunto bueno/mejor/óptimo guardado, en un toque. Configúralos una vez en Settings → Price book.
7. Ask for a deposit on acceptance si quieres un anticipo: un porcentaje del precio de la opción o un monto fijo. Se cobra con tarjeta en el momento en que el cliente firma.
8. Send to customer, o Save draft para terminar después.

Lo que ve el cliente#

El correo (y el mensaje de texto, si lo permite) lleva un enlace a una página limpia con las opciones lado a lado. El cliente elige una, escribe su nombre completo para firmar y toca Accept this quote. Si hay un depósito, se abre Stripe Checkout y el depósito queda registrado en la cotización. También puede tocar Not now o Decline quote con un motivo.

Después de aceptarla#

• La página de la cotización muestra Accepted con la firma, la hora y la dirección IP. Toca Schedule install para crear el trabajo con el monto de la opción, o Create invoice para facturarla de inmediato.
• Cualquier depósito pagado se aplica automáticamente al crear la factura, así que el saldo pendiente es correcto.
• Las cotizaciones que nadie ha abierto o respondido aparecen en el panel bajo Quotes needing follow-up. Toca Resend en la cotización para dar un empujón, o Copy link para enviarla de otra forma.
• Las cotizaciones vencen después del número de días fijado en Settings → Company, y la página del cliente lo indica.

5. Facturar y cobrar#

La factura se arma sola desde el trabajo o la cotización aceptada, sale con un botón de Pay now, y el dinero llega a tu propia cuenta bancaria a través de Stripe. Flow CRM no cobra comisión.

Crear y enviar la factura#

1. En un trabajo completado, toca Create invoice en la parte superior de la página. El cliente, el trabajo, la dirección de servicio y el monto (o las partidas de la opción aceptada) ya están llenos. También puedes empezar desde Invoices → New invoice o desde el Create invoice de una cotización.
2. Revisa las Line items (partidas). Los artículos de la lista de precios llenan su precio y si llevan impuesto; la mano de obra normalmente está exenta. Discount quita un porcentaje o un monto.
3. La Due date (fecha de vencimiento), la tasa de impuesto, el pie de página y el Message to the customer vienen de Settings → Invoicing. Cámbialos aquí solo para esta factura.
4. Toca Save and send. El cliente recibe un correo (y un mensaje de texto si lo permite) con el total y un enlace; la página de la factura muestra cuándo se abrió.

Cómo paga el cliente#

• Con tarjeta: el cliente toca Pay now en su teléfono y paga a través de Stripe Checkout. El pago se registra en segundos y recibe un recibo. Puede marcar Save my card para que una renovación de contrato futura se cobre sin preguntar.
• Cheque o efectivo en la puerta: en la factura toca Record payment, ingresa el monto, el método y la fecha. Los pagos parciales están bien; el saldo se actualiza.
• A través del portal: los clientes ven cada factura abierta en su sesión con el mismo botón de Pay now.

Cobranza, reembolsos y errores#

• Las facturas sin pagar reciben un recordatorio 1, 7 y 14 días después del vencimiento por sí solas. Desactívalo en Settings → Invoicing si prefieres llamar.
• Record refund devuelve un pago con tarjeta a través de Stripe, o registra un reembolso en efectivo.
• Void anula una factura enviada (el número se conserva para tus registros); Write off balance cierra un pequeño remanente; un borrador simplemente se puede eliminar.
• La tarjeta Needs invoicing del panel lista los trabajos completados sin factura, y Outstanding muestra quién te debe todavía.

QuickBooks Online#

Una vez conectado QuickBooks (sección 9), cada cliente, factura enviada, pago, reembolso y anulación se crea en QuickBooks en el momento. No hay nada que hacer en el día a día. Settings → Integrations muestra la última sincronización y permite reintentar un envío que falló.

6. Llenar la agenda#

Los contratos de mantenimiento y los recordatorios de temporada son el negocio de la temporada baja. Configúralos una vez y los recordatorios, las reservas y las renovaciones funcionan solos.

Vender un contrato de mantenimiento#

1. En la página del cliente toca Create agreement, o Agreements → New agreement.
2. Elige el Plan (configurado en Settings → Reminders; por ejemplo un Plan Confort de dos visitas), la fecha de Starts (inicio) y el Price. Visits per year (visitas al año) y el plazo se llenan desde el plan.
3. Service address y Units covered (unidades cubiertas): para una casa, deja la unidad como el único aire o calefactor. Para un sitio comercial con varias unidades de techo, toca Add unit por cada una, o Add all equipment de esa dirección. El precio por unidad extra viene del plan.
4. Billed (facturado): anual, trimestral o mensual, y el día del mes. Un contrato mensual del día 1 se factura solo el día 1.
5. How it gets paid (cómo se paga): Manually (tú envías la factura), Automatically (la factura se envía por correo con Pay now), o card on file (se cobra sin preguntar; requiere pagos en línea y una tarjeta guardada de este cliente).
6. Renew automatically inicia un nuevo plazo el día después de que termina este. Create agreement. Las visitas se reparten a lo largo del plazo y los recordatorios de temporada quedan programados.

Lo que pasa por sí solo#

• Los recordatorios salen por correo y mensaje de texto en las fechas de tus reglas de recordatorio: mantenimiento de primavera, revisión del calefactor en otoño, cambio de filtro, renovación. Cada uno lleva un enlace de reserva.
• Cuando el cliente toca el enlace y elige un día, aparece un trabajo en Jobs bajo New request, vinculado a la visita del contrato. La visita queda marcada como reservada.
• La facturación crea la factura cada periodo y cobra la tarjeta o la envía por correo. La página del contrato lista el Billing history.
• Las renovaciones avisan al cliente por correo antes de que termine el plazo; renueva en la página pública o tú tocas Renew now.

El portal del cliente#

Cada correo al cliente termina con un enlace a tu portal. Los clientes entran con un enlace de un solo uso enviado a su correo o teléfono, sin contraseña, y ven sus equipos y lecturas, visitas con fotos y reportes de servicio, cotizaciones, facturas con Pay now, su plan, y Book a visit (reservar una visita). Las reservas del portal llegan a Jobs como cualquier otra solicitud. Activa o desactiva el portal y copia tu dirección con tu marca en Settings → Customer portal.

Programar una visita tú mismo#

En la página del contrato, cada visita tiene Schedule visit. Crea el trabajo con el cliente y la dirección ya llenos; despáchalo como cualquier otro (sección 2).

7. Viernes y lunes#

La rutina semanal toma diez minutos: la nómina el viernes, el resumen y el panel el lunes.

Técnicos: marcar entrada y salida#

El reloj está en la barra lateral (y en la parte superior de la pantalla del teléfono) para cualquier persona marcada como técnico.

• Clock in al empezar el día, Break y End break a la hora de comer, Clock out al final.
• El tiempo en cada trabajo es automático: empieza cuando se inicia el trabajo y se detiene cuando se completa o cancela. Nada que tocar.
• ¿Olvidaste marcar la salida? Un turno que sigue abierto después de 16 horas se cierra automáticamente, y la oficina puede corregir la hora.

Oficina: la hoja de horas y el CSV de nómina#

1. Abre Timesheets. Muestra la semana actual, un bloque por técnico, una fila por día: entrada, salida, descanso, tiempo en trabajos, total y los números de trabajo.
2. Previous week y Next week se mueven por el calendario; This week regresa.
3. Para corregir un día, toca Edit day. Add time agrega un turno, un descanso o una entrada de trabajo; Edit time y Remove corrigen lo que ya está. Los técnicos solo pueden ver su propia semana.
4. Toca Export CSV para la semana. Las columnas son Technician, Date, ClockIn, ClockOut, BreakMinutes, JobMinutes, TotalHours y Jobs, en la zona horaria de tu empresa, listas para tu servicio de nómina.

Lunes por la mañana#

• El correo del resumen semanal llega a las 7 am hora local para dueños y administradores: ingresos cobrados, saldos pendientes y vencidos, contratos que vencen en 30 días, trabajos que aún necesitan factura, cotizaciones que se enfrían, y la semana por delante. Desactívalo por persona en Settings → Profile.
• El Dashboard (panel) muestra lo mismo en vivo: trabajos de hoy, cotizaciones abiertas y envejecidas, contratos activos, pendiente y cobrado este mes, y Where work comes from (de dónde viene el trabajo) por origen del prospecto en los últimos 90 días.
• Quotes needing follow-up y Needs invoicing son las dos tarjetas que vale la pena vaciar cada lunes.

Reseñas#

Cuando una factura se paga por completo, el cliente recibe un correo o mensaje corto pidiendo una reseña, con tu enlace de Google. Una por cliente como máximo cada 90 días (tú eliges el intervalo). Actívalo en Settings → Messaging y pega el enlace de reseñas de tu Perfil de Negocio de Google.

8. La ficha del cliente#

Todo lo anterior cuelga de una ficha por cliente. Mantenla correcta y el resto se cuida solo.

Agregar o editar un cliente#

• Customers → New customer (o Cmd+K, New customer). Nombre, teléfono, correo, la dirección de servicio y notas como el código del portón o un perro en el jardín.
• Marca Commercial customer para una empresa; sus contratos y facturas usan el nombre de la compañía.
• OK to text this number es el permiso del cliente para mensajes de cita, de en camino y de factura. Los mensajes de recordatorio necesitan el permiso más amplio Allowed, including reminders en la página del cliente; los clientes que responden STOP se dan de baja automáticamente y la página muestra Opt back in.

Varias direcciones de servicio#

Un arrendador o administrador de propiedades tiene una sola ficha y muchas direcciones. En la página del cliente bajo Service addresses, toca Add address, dale una etiqueta ("Rental on Elm"), la dirección y cualquier nota de acceso. Los trabajos, cotizaciones, facturas y contratos preguntan entonces Which address?. Make primary fija la que se usa por defecto.

Equipos#

1. Bajo Equipment toca Add equipment. Tipo, marca, número de modelo, serie, ubicación (ático, techo, sótano) y la fecha de instalación.
2. Llena los campos que ahorran un viaje después: Filter size (tamaño de filtro) y cantidad, Refrigerant, Fuel, marca y modelo del termostato, Last filter change.
3. Parts warranty ends y Labor warranty ends, más si está registered with the manufacturer (registrado con el fabricante). La página del trabajo, el editor de cotizaciones y la lista de clientes muestran el estado de la garantía a partir de estas fechas.
4. Add photos de la placa de datos, la unidad y el termostato. La placa de datos es la que el próximo técnico te va a agradecer.

Toca el nombre de la unidad para abrir su propia página: detalles, garantía, fotos, cada trabajo hecho en ella y cada lectura de lista de verificación tomada en ella.

Línea de tiempo#

La Timeline al final de la página del cliente es el historial completo: llamadas, trabajos, cotizaciones, facturas, pagos, mensajes y notas, lo más reciente primero.

9. Configuración inicial#

Haz esto una sola vez, en este orden. Los primeros cuatro toman una hora y cubren todo lo de las secciones 1 a 5. Todos están bajo Settings en la barra lateral.

• Company: nombre, teléfono, dirección, zona horaria y el correo de respuesta. Los clientes llaman al número y responden a la dirección que aparece aquí. Fija cuántos días permanece abierta una cotización.
• Technicians: marca a cada miembro del equipo que sale a trabajos, dale un color para la agenda y una dirección de Home base (base) para que los tiempos de manejo sean correctos. Invita primero a la oficina y a los técnicos bajo Members si aún no están.
• Price book: toca Add starter items para las piezas, mano de obra y cargos habituales, y luego edita los precios a los tuyos. Agrega tus propios artículos y una o dos Quote template bueno/mejor/óptimo. Hay una importación CSV si ya tienes una lista.
• Invoicing: toca Set up card payments para conectar tu cuenta de Stripe (el dinero va a tu banco, no al nuestro). Fija la tasa y la etiqueta del impuesto sobre ventas, las condiciones de pago, el mensaje y el pie de página predeterminados, y si salen recordatorios de atraso.
• Import: trae clientes, equipos y contratos desde una hoja de cálculo. El asistente asigna tus columnas y te dice lo que no pudo leer. Escribe a soporte si quieres ayuda con el archivo.
• Reminders: toca Restore defaults para los recordatorios de mantenimiento de primavera, revisión del calefactor en otoño, cambio de filtro y renovación, y luego ajusta las fechas, los textos y los planes. Cada contrato activo recibe sus recordatorios programados al guardar.
• Checklists: hay tres predeterminadas (mantenimiento de enfriamiento, mantenimiento de calefacción, diagnóstico). Edita los puntos y rangos para que coincidan con tu forma de trabajar, y decide si quieres Require the checklist before a job can be completed.
• Lead sources: los sospechosos habituales ya están; agrega los tuyos (radio, feria del hogar, Nextdoor) para que Intake pueda preguntar.
• Messaging: activa Send text messages cuando tu número esté activo, y configura Review requests con tu enlace de reseñas de Google.
• Customer portal: activado por defecto. Copia Your portal address para tu sitio web o tu firma de correo.
• Integrations: Connect QuickBooks e inicia sesión en tu empresa de QuickBooks Online. Toca Sync existing records una vez para enviar lo que ya está en Flow CRM.
• Billing: la prueba es de 30 días sin tarjeta. Suscríbete aquí cuando estés listo; las licencias siguen a tus técnicos activos y el personal de oficina es gratis.

10. Quién puede hacer qué#

Todos en la empresa tienen un rol, fijado en Settings → Members. La mayoría del personal de oficina son Admins y la mayoría de los técnicos son Members. El perfil de técnico (Settings → Technicians) es independiente del rol: pone a la persona en la agenda y le muestra el reloj.

Rol	Ve	Puede hacer
Owner (dueño)	Todo	Todo, incluida la facturación y eliminar la empresa
Admin (oficina)	Todo	Llevar la oficina: atender llamadas, crear y despachar trabajos, cotizaciones, facturas, contratos, importaciones, hojas de horas de todos, toda la configuración. No la facturación de la suscripción
Member (técnico)	Clientes, los trabajos que tiene asignados, cotizaciones y facturas	Agregar y editar clientes y equipos, iniciar y completar sus propios trabajos, llenar listas de verificación, agregar notas y fotos, enviar cotizaciones y facturas, registrar pagos, marcar entrada y ver su propia hoja de horas

Si la prueba gratis termina sin suscripción, la empresa pasa a solo lectura: cada página, registro y exportación sigue ahí, nada se puede cambiar, y el botón Subscribe del dueño en el aviso lo devuelve todo exactamente como estaba.

Cómo obtener ayuda#

El buscador (Cmd+K) encuentra cualquier cliente, trabajo, cotización o factura por nombre, número o teléfono, y ejecuta las acciones comunes. Para cualquier otra cosa, escribe a support@flowcrm.com desde el correo de tu cuenta.